Cilj:

• učitati izvod banke iz datoteke i automatizirati knjiženje izvoda u glavnu knjigu, promet kupaca i promet dobavljača

Preduvjet:

• banka obezbjeđuje izvod u datoteci (fajlu) koji je zapisan u tekstualnom formatu (xml ili txt)
• podržani si izvodi sljedećih banaka: UniCredit, Raiffeisen, KIB i MF banka

Primjer učitanog izvoda-Podaci o izvodu

Podaci o izvodu koji se učitavaju:

• broj izvoda
• datum izvoda
• žiro račun čiji izvod je učitan (ovaj žiro račun mora biti upisan u šifarniku banaka inače se izvod neće moći knjižiti)
• JIB poslovnog subjekta (izvodi nekih banaka nemaju ovaj podatak). Ako je učitan onda mora biti jednak JIB-u upisanom u matičnim podacima firme
• ukupni iznos priliva na račun (U korist)
• ukupni iznos odliva sa računa (Na teret)

Primjer učitanog izvoda-Stavke izvoda

Primjer učitanog izvoda-Podaci stavki izvoda

Podaci stavki izvoda koji se učitavaju iz datoteke

• ovi podaci se ne mogu mjenjati
• moguće je da se neki podaci ne učitaju (nisu pronađeni na izvodu)

Podaci koje korisnik upisuje kao pripremu za knjiženje

• program pokušava (na osnovu tipa naloga, žiro računa poslovnog partnera i svrhe) odrediti podatke za knjiženje
• što program ne popuni mora popuniti korisnik prije knjiženja

UniCredit: XML format, ekstenizija imena datoteke .xml

• primjer imena datoteke: 3385202200022959_977_045_20240304.xml

Raiffeisen: XML format, ekstenizija imena datoteke .dat

• primjer imena datoteke: Izvod_1610000272880023_977_8.5.2024.dat

KIB banka: TXT CSV format, ekstenizija imena datoteke .txt

• primjer imena datoteke: ExtExport.dat

MF banka: XML format, ekstenizija imena datoteke .xml

• primjer imena datoteke: IZVOD BR. 75.xml

• Upisati vlastite žiro račune uz banke u šifarniku banaka
• Formirati foldere (mape) na disku u koje će se spremati preuzete datoteke izvoda (preporuka je da se za svaku banku formira zasebna mapa)
• Formirati šifarnik izvoda (Definicija izvoda koji se učitavaju)
• U šifarniku poslovnih partnera upisati pripadne žiro računa
• Formirati šifarnik žiro računa sa pripadnim kontima (Pridruženi žiro računi kontima)
• Učitati izvod banke (Učitavanje izvoda banke)
• Izvršiti potrebne dopune i proknjižiti izvod

Samo banke uz koje je upisan žiro račun će biti aktivne

Primjer formiranih mapa na disku za prihvat datoteka izvoda

Definicija izvoda koji se učitavaju (šifarnik)

Ovaj šifarnik je obavezan

Definicija izvoda (izgled ekrana)

Šifra izvoda ima tri cifre i mora biti jedinstvena. Mogu se prihvatiti vrijednosti koje program nudi: 001, 002, ...

Opis izvoda sadrži tekst kojim se izvod opisuje. Najbolje je u opis staviti naziv banke čiji izvod se definiše.

Mapa u koju će se preuzimati datoteke (fajlovi) izvoda izabrane banke.

Ovaj podatak nije obavezan ali može ubrzati proces pronalaženja datoteke na disku za izabranu banku prilikom učitavanja izvoda

Primjer popunjene definicije izvoda (za Raiffeisen banku)

Pridruženi žiro računi kontima

Neki žiro računi (koji se pojavljuju u prometu izvoda) se mogu pridružiti kontima.

Kad se učitava izvod onda se prvo provjerava da li žiro račun stavke prometa ima pridružen konto i ako se pronađe onda se uz stavku prometa upisuje pridruženi konto.

Žiro računi kupaca i dobavljača se ne pridružuju kontima već se samo upisuju u podacima poslovnog partnera. Konta prometa kupaca i dobavljača se određuju iz pridruženih konta izabranoj organizacionoj jedinici

Pridruženi žiro računi kontima-Izbornik

Ovaj šifarnik nije obavezan ali može značajno automatizirati utvrđivanje pripadnog konta stavke izvoda

Pridruženi žiro računi kontima-Upis

Pridruženi žiro računi kontima-Podaci za upis

Broj žiro računa kojem će se pridružiti konto. Može se isti žiro račun upisati više puta ali se onda mora razlikovati redni broj (a trebao bi se razlikovati i opis svrhe)

Redni broj žiro računa (ako se isti žiro račun upisuje više puta onda redni broj mora biti različit)

Da li je upisani žiro račun aktivan (da li se uopće provjerava)

Konto koji se prudružuje upisanom žiro računu

Opis svrhe koji će se tražiti u opisu svrhe stavke izvoda ako je žiro račun više puta upisan

Pridruženi žiro računi kontima-Način pretrage

Učitana stavka izvoda ima broj žiro računa (sa kojeg je uplaćeno ili na koji je uplaćeno) i opis svrhe prometa.

U pridruženim žiro računima traži se žiro račun sa stavke izvoda. Mogući izhodi:

• žiro račun nije pronađen u pridruženim računima (konto stavke izvoda se ne može automatski odrediti)
• pronađen jedan upis žiro računa i uzima se pridruženi konto
• pronađeno više upisa žiro računa i onda se traži ona svrha koja je u opisu svrhe stavke izvoda

Učitavanje izvoda banke - Izbornik

Ovdje efektivno započinje proces učitavanja izvoda banke

Učitavanje izvoda banke

Učitavanje izvoda banke-Struktura forme

Upis podataka izvoda koji se učitava.

Prikaz podataka o izvodu koji je učitan

Prikaz učitanih stavki izvoda

Dugme za formiranje naloga za knjiženje (ako su ispunjeni svi uvjeti)

Upis podataka izvoda koji se učitava

Upis vrste izvoda

• nude se izvodi upisani u šifarnik definicija izvoda

Upis podataka izvoda koji se učitava

Upis datoteke

• ako je u definiciji izvoda upisana mapa u koju se izvodi spremaju ta se mapa odmah nudi kod pretrage za datotekom

Upis podataka izvoda koji se učitava

Komanda za početak učitavanja izvoda

• ako su zadani svi podaci (vrsta izvoda i datoteka) učitavanje se pokreće klikom na dugme Učitaj izvod

Primjer učitanog izvoda UniCredit banke

Stavke izvoda-Vrste

Program dijeli sve stavke izvoda u dvije kategorije:

1. stavke izvoda koje predstavljaju proviziju banke
2. ostale stavke izvoda

Program utvrđuje koje stavke izvoda predstavljaju proviziju na osnovu podataka koji opisuju stavku izvoda. Način utvrđivanja zavisi od banke čiji je izvod.

Konto za knjiženje provizije se uzima iz podataka definicije izvoda

Stavka provizije-UniCredit banka

Uvjeti da bi se stavka izvoda proglasila stavkom provizije su:

• stavka izvoda predstavlja odliv sredstava sa računa
• tip naloga je jednak 7

Stavka provizije-Raiffeisen banka

Uvjeti da bi se stavka izvoda proglasila stavkom provizije su:

• stavka izvoda predstavlja odliv sredstava sa računa
• u opisu svrhe se pojavljuje riječ PROVIZIJA

Stavka provizije-MF banka

Uvjeti da bi se stavka izvoda proglasila stavkom provizije su:

• stavka izvoda predstavlja odliv sredstava sa računa
• tip naloga je jednak 0

Stavka provizije-KIB banka

Uvjeti da bi se stavka izvoda proglasila stavkom provizije su:

• stavka izvoda predstavlja odliv sredstava sa računa
• nema podataka o poslovnom partneru (naziv prazan)

Stavke izvoda-Ostale vrste prometa

Ostale vrste prometa (osim provizije) su:

• promet kupca
• promet dobavljača
• ostalo

Promet kupaca i dobavljača

Ako se zada da stavka izvoda predstavlja promet kupca ili dobavljača onda se mora izabrati odgovarajući poslovni partner.

Nudi se konto koji je pridružen organizacionoj jedinici (zadana u definiciji izvoda) u zavisnosti je li izbaran promet kupca ili dobavljača i da li je izabrani poslovni partner domaći ili inostrani. 

Ponuđeni konto se može promjeniti izborom novog konta

Izbor poslovnog partnera

Ako je za vrstu prometa izabran Kupac ili Dobavljač onda je moguće (i obavezno) birati poslovnog partnera.

Izbor konta

Za svaku stavku izvoda mora biti definisan konto bez obzira šta je izabrano za vrstu prometa

VAŽNO: Ako ima stavki izvoda za koje nije upisan konto neće se moći formirati nalog za knjiženje

Upis žiro računa poslovnog partnera u šifarnik

Kad se zada poslovni partner i ako je učitan žiro račun na stavci izvoda moguće je taj žiro račun upisati u šifarnik poslovnih partnera (za izabranog poslovnog partnera).

Ovo se radi ako žiro račun nije već upisan za poslovnog partnera.

Upis žiro računa poslovnog partnera u šifarnik-Forma

Upis (pridruženje) konta uz žiro račun

Kad se zada konto i ako je učitan žiro račun na stavci izvoda moguće je taj konto pridružiti žiro računu.

Ovo se ne radi ako se žiro račun odnosi na poslovnog partnera i ako je konto već pridruženo žiro računu.

Na ovaj način se vremenom može proširiti baza žiro računa sa pridruženim kontima.

Upis (pridruženje) konta uz žiro račun-Forma

Podaci uz stavku izvoda bitni za knjiženje

Podaci bitni za knjiženje izvoda su:

1. Vrsta prometa (kupac, dobavljač, provizija i ostalo) je obavezan podatak
2. Kupac/Dobavljač je obavezan podatak samo ako je izabrana vrsta prometa Kupac ili Dobavljač
3. Konto je obavezan podatak za sve vrste prometa

Izvod se uvijek knjiži u glavnu knjigu, u promet kupaca ako na izvodu ima vrste prometa Kupac i u promet dobavljača ako na izvodu ima vrste prometa Dobavljač

Upis podataka uz stavku izvoda bitnih za knjiženje

Podaci za knjiženje izvoda se popunjavaju na sljedeći način:

1. Program sam popunjava podatke do kojih može doći odmah u toku učitavanja izvoda
2. Svi podaci se mogu ručno upisati (čak i oni koje je program ponudio se mogu ručno izmjeniti)

Konto mora biti upisano uz svaku stavku da bi se izvod mogao knjižiti

Programski upis podataka uz stavku izvoda

Program slijedi sljedeću proceduru pri automatskom određivanju podataka:

1. prvo se traže stavke izvoda koje predstavljaju proviziju i uz njih se za vrstu prometa upisuje Provizija i konto za proviziju iz definicije izvoda
2. među preostalim stavkama izvoda (koje nisu označene kao provizija) traže se one čiji žiro račun ima pridružen konto. Za vrstu prometa se upisuje Ostalo a za konto se upisuje pridruženo konto

Knjiženje izvoda (formiranje naloga)

Na slici je učitan izvod sa dvije stavke koje obje predstavljau promet kupca. Sva konta su definisana i izvod se može knjižiti.

Među preostalim stavkama izvoda kojima nije utvrđen konto u prethodna dva koraka traži se žiro račun stavke u šifarniku poslovnih partnera. Ako se žiro račun nađe uz nekog poslovnog partnera onda se za poslovnog partnera upisuje nađeni poslovni partner, i:

• ako je priliv sredstava upisuje se Kupac za vrstu prometa i za konto se upisuje pridruženi konto OJ za promet kupaca
• ako je odliv sredstava upisuje se Dobavljac za vrstu prometa i za konto se upisuje pridruženi konto OJ za promet dobavljača

Programski upis podataka uz stavku izvoda

Treći korak: promet kupaca i dobavljača

Da bi program mogao utvrditi što više stavki izvoda koje predstavljaju promet kupaca ili dobavljača potrebno je u šifarniku poslovnih partnera imati upisane pripadne žiro račune.

Formirani nalozi za knjiženje

Primjer učitanog izvoda Raiffeisen banke

Formiranje naloga za knjiženje

Prilikom formiranja svih naloga za knjiženje vrijede sljedeća pravila:

• grupa naloga je definisana uz definiciju izvoda
• broj naloga je uvijek jednak broju izvoda
• opis naloga i stavke prometa je oblika Izvod br. <broj> (npr. Izvod br. 85)

Formiranje naloga prometa kupaca za knjiženje

Prilikom formiranja naloga za knjiženje vrijede sljedeća pravila:

• traži se saldo kupca po vezama i ako je na nekoj vezi saldo jednak iznosu za knjiženje zatvara se ta veza
• ako nema veze sa odgovarajućim saldom promet se knjiži na sljedeću slobodnu vezu
• za potražnu stranu se uzima prvi dokument prometa označen za glavnu knjigu i potražnu stranu
• za dugovnu stranu se uzima prvi dokument prometa označen za dugovnu stranu

Formiranje naloga glavne knjige za knjiženje

Prilikom formiranja naloga za knjiženje vrijede sljedeća pravila:

• konto prometa izvoda se uzima iz definicije izvoda
• organizaciona jedinica stavke prometa se uzima iz definicije izvoda

Formiranje naloga prometa dobavljača za knjiženje

Prilikom formiranja naloga za knjiženje vrijede sljedeća pravila:

• traži se saldo dobavljača po vezama i ako je na nekoj vezi saldo jednak iznosu za knjiženje zatvara se ta veza
• ako nema veze sa odgovarajućim saldom promet se knjiži na sljedeću slobodnu vezu
• za dugovnu stranu se uzima prvi dokument prometa označen za glavnu knjigu i dugovnu stranu
• za potražnu stranu se uzima prvi dokument prometa označen za potražnu stranu

Knjiženje formiranih naloga

Ako već postoji proknjižen nalog sa datim brojem neće se dopustiti knjiženje

Nalozi koji su već proknjiženi

Ako postoje već proknjiženi nalozi pod datim brojem oni se mogu pregledati.